MAKALAH MESIN-MESIN KANTOR

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang Masalah

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut  manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang.  Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak.

Oleh karena pentingnya mesin-mesin kantor dalam menunjang kegiatan kantor dan pencapaian tujuan kantor, maka kami akan membahas tentang berbagai hal mengenai mesin-mesin kantor dalam makalah ini.

1.2       Rumusan Masalah

            Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.

1.2.1    Apa yang dimaksud dengan mesin kantor dan apa saja macamnya?

1.2.2    Apa alasan penggunaan mesin-mesin kantor dalam dunia perkantoran ?

1.2.3    Apa saja macam mesin-mesin kantor ?

1.3       Tujuan Penulisan                        

Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:

1.3.1    Untuk mengetahui pengertian mesin-mesin kantor

1.3.2    Untuk mengetahui alasan penggunaan mesin-mesin kantor

1.3.3    Untuk mengetahui macam-macam mesin kantor

1.4       Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode kepustakaan dengan menggunakan sumber berupa buku acuan..

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Mesin Kantor

Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Kalau jaman dahulu perlengkapannya cukup dengan lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi dengan pita rekaman, layar gambar, paper magnetik, dan lembar film, sedang alatnya dapat berupa segala mesin perkantoran.

Mesin Perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi.

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk  menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien.. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan  maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.

2.2       Alasan Penggunaan Mesin-mesin Kantor

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang.  Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak.

Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan.

Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut:

a.      Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

b.     Jenis mesin hendaknya praktis.

c.      Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 

d.     Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan. 

e.      Mutu mesin harus baik. 

f.      Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.

g.     Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

h.     Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.

i.       Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

j.       Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk   meletakkan   mesin tersebut.

Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat perhatian pula.

Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi. Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut : 

a.      Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama, sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang yang mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulir-formulir dengan mesin stensil.

b.     Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat.

c.      Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Misalnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak, perlu dipergunakan mesin cetak.

d.     Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus diketik.

e.      Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia bisa terjadi kesalahan.

Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan, mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan menyortir data.

Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah :

a.      Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

b.     Pekerjaan yang berat bagi manusia

c.      Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan

d.     Hasil pekerjaan yang berformat rapi

e.      Pekerjaan yang harus teliti 

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.

Keuntungan penggunaan mesin kantor:

a.      Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai  kebutuhan.

b.     Dapat menghemat tenaga dan waktu.

c.      Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.

d.     Memudahkan pengawasan.

e.      Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

f.      Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

g.     Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

h.     Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kerugian penggunaan mesin kantor:

a.      Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi

b.     Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

c.      Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

d.     Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

e.      Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

2.3       Macam-macam Mesin Kantor

            Jenis Mesin dan perlengkapan dibedakan menjadi tiga, yaitu:

a.      Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar : fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan sedangkan  komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paperwork).

b.     Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut  Money Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk  mass-production. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin penggandaan dan sebagainya.

c.      Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya komputer, mesin photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya.

Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:

1.     Komputer

Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat  untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

 Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras (hardware)

a.      CPU (Central Processing Unit)

Merupakan bagian penting pada sebuah komputer seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri di dalamnya adalah gabungan dari beberapa perangkat keras (hardware) seperti : harddisk, vga card, sound card yang processor, tersusun diatas sebuah motherboard (papan induk) 

b.     Monitor

Adalah layar sebagai alat yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU, sehingga pemakai akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat melalui layar monitor  

c.      Papan tuts (keyboard)

Yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain.  Keyboard adalah alat yang digunakan untuk perantara komunikannya. Apapun yang dikehendaki oleh pengguna diinformasikan kepada CPU dengan menekan tuts-tuts pada keyboard.

d.     Mouse

Digunakan oleh komunikan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar panah yang bergerak seiring pergerakan mouse. Dengan 3 (tiga) buah tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling) dan kiri

Disamping itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang mempunyai fungsi yang sama penting dalam mendukung kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan komputer. Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer :

a.      Printer

Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa tulisan atau gambar.

b.     CD/DVD ROM Drive

Alat ini digunakan untuk membaca CD/DVD  agar kita bisa ketahui isinya CD/DVD dengan melihat pada layar komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang diluar dengan kabel yang terhubung pada komputer. CD/DVD itu sendiri adalah sebuah piringan optik yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. Cakram padat diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap menjadi format standar pemutaran rekaman audio komersial per pertengahan 2006.

c.    USB Flash drive

USB flash drive adalah perangkat komputer yang sangat populer saat ini. USB flash drive (sering juga disebut flash disk) pelan-pelan menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan data kerja portabel. Ukurannya kecil, ringan, bentuknya pun sangat beragam. Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan pada port USB, yang merupakan standar perangkat antarmuka komputer sekarang ini. Umumnya berkapasitas 128 MB sampai 2 GB, dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini sudah ada yang berkapasitas 32 GB. Bandingkan dengan sebuah disket yang hanya berkapasitas 1,44 MB.

Dibandingkan dengan disket dan cakram padat (CD), flash disk memiliki kelebihan karena praktis, lebih awet, relatif lebih banyak menyimpan data, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai 2 cm), flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi bagian penutupnya jika tidak hati–hati menyimpannya. Oleh karenanya flash disk sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci dan sebagainya.

2.    Mesin tik

Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model, yaitu :

a.      Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio.

b.     Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio.

c.      Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana.

Cara menggunakannya sangat mudah Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk.

Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka yang terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga memberikan pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak menimbulkan kemacetan akibat karat.

3.        Mesin tik elektronik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciri-ciri, antara lain:

a.      Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

b.     Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

c.      Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah  saklar (on-off switch)

Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :

a.      Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang

b.     Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola

Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena tenaga yang dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik, maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor.

Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.

4.    Mesin fotokopi

Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. 

Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik Mesin fotokopikualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. 

Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi. Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari

terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu :

a.      Bagian bak kertas kosong

Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan  penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik

b.     Bagian mesin pemroses

Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.

c.      Bagian bak penampung hasil 

Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil  fotokopi diletakkan

5.        Mesin penghancur kertas

Mesin penghancur kertas diperlukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa). Karena fungsinya sebagai penghancur kertas, maka Mesin peranannya sangat besar, sehingga penghancur kertas rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk kecil,  sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dahulu.

Umumnya daya potong mesin penghancur kertas sebanyak 20 halaman sekaligus dengan memotong memanjang berukuran 2-2,5 mm dan besar cacahan ukuran folio dapat menjadi 46 hingga 144 cacahan karena penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.

Cara pengoperasiannya sangat mudah, yaitu sebagai berikut : 

a.       Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, namun sebelumnya hilangkan dahulu klip atau steples yang ada pada kertas

b.       Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan tombol on agar mesin

c.       menyala dan siap memotong

d.       Setelah selesai tekan tombol  off ambil potongan kertas yang ada

e.       dalam kotak mesin untuk dibuang

Perawatan mesin ini cukup sederhana  yaitu hanya dengan selalu membersihkan pada bagian pisaunya dari kotoran yang berupa sisa-sisa kertas yang tinggal disela-sela gerigi

6.        Mesin Stensil

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan  stensil sheet  atau sit stensil. Bila  dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit.

Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

 Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.

7.        OHP

Overhead Projector  (OHP) adalah alat  yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi  visual  yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar. Perbedaan yang mendasar dari OHP (Overhead Projector) dengan LCD Projector adalah presentasi yang ditayangkan dengan OHP, dapat dibuat atau ditulis langsung pada transparansi film.

Overhead Projector (OHP) dapat digolongkan menjadi dua, yaitu :

a.      Classroom Overhead Projector  (OHP kelas)

Bentuknya lebih besar, untuk dipergunakan dalam kelas/ruang rapat secara tetap (tidak perlu dipindah-pindah)

b.     Portable Overhead Projector (OHP kecil)

OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicaraan yang berpindah-pindah

8.        Proyektor LCD

Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari komputer ke  layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk  digital , oleh karena itu alat ini dihubungkan dengan alat digital lain seperti : kamera, komputer atau laptop. 

Dibandingkan dengan OHP (Overhead Projector) keunggulan alat ini lebih kepada visual yang ditampilkan, karena dokumen yang akan dipresentasikan dibuat dengan aplikasi  powerpoint  atau aplikasi lain, maka presentasi dapat lebih menarik di visualisasikan, selain dapat menggunakan efek audio yang dihubungkan ke speaker. Keunggulan lainnya data yang di-presentasikan juga dapat dihapus dan diubah tanpa memerlukan tranparansi film. 

9.        Mesin Laminating

Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air atau dimakan kutu rayap.

Cara kerja mesin ini seperti alat setrika, yaitu menggunakan energi panas yang dihantarkan melalui 2 (dua) rol yang bergerak sehingga lembar plastik yang akan melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas akan merekat pada dokumen tersebut.

10.    Mesin Scanner

Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital.

11.    Mesin Hitung

Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar.

Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya :

a.      Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah Mesin banyak. Alat seperti ini disebut dengan  money penghitung uang counter.

b.     Mesin Hitung Saku (kalkulator)

Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung yang menggunakan  tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari.Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain  memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung kebutuhan.

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu :

·       Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi.

·       Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.

·       Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.

c.      Printing Kalkulator

 Ini adalah kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan. Mesin hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko-toko.

d.     Mesin kasir (cash register)

Mesin  cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin ini ada 2 (dua) macam, yaitu :

·       Mesin cash register dengan infra merah (scanner)

·       Mesin cash register manual

12.    Mesin Komunikasi

Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Komunikasi dalam suatu perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan bahkan juga dalam memasarkan barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi.

Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang kecil

Macam-macam mesin komunikasi kantor, misalnya:

a.      Intercom

b.     Telepon

c.      Faximili

BAB III

KESIMPULAN

3.1       Kesimpulan

3.1.1    Mesin Perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi.

3.1.2    Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork.

3.1.3    Jenis Mesin dan perlengkapan dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin untuk menghemat fisik, menghemat uang dan mesin untuk efisiensi penggunaan waktu.

3.1.4    Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah: Mesin Komputer, Mesin Ketik, Printer, Scanner, Mesin Laminating, Mesin Komunikasi, Mesin Fotocopy, OHP dan LCD

3.2       Saran

3.1.1    Kantor sebaiknya peka dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat. Kantor harus selalu up to date dalam penggunaan mesin-mesin kantor agar pekerjaan kantor lebih efisien sehingga dapat menghemat fisik, uang dan waktu.

DAFTAR PUSTAKA

The Liang Gie.2006.Administrasi Perkantoran Modern,Edisi Ke-Empat.Yogyakarta:Liberty

Tjandra,Sheddy N.Kesekretarisan Jilid I.Jakarta:Direktorat Pembinaan Pendidikan Dasar dan Menengah