BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Hanya beberapa
orang saja yang mengetahui betapa pentingnya serta luasnya aktivitas ”pekerjaan
kertas” pada perekonomian modern ini. Pekerjaan kantor makin lama makin
menonjol, hal tersebut merupakan bagian yang vital serta integral dari
operasi-operasi perusahaan modern. Pekerjaan kantor merupakan kelompok
pekerjaan penting yang sama dengan para pekerja yang berkecimpung dalam bidang
pertanian, pertambangan, produksi, penjualan, pembangunan dan transportasi.
Untuk mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan
pekerjaan kantor itu, serta apa saja ciri, macam dan peran dan fungsinya maka
kami akan membahas hal tersebut dalam makalah berikut.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di
atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.
1.2.1 Apa yang
dimaksud dengan pengertian pekerjaan kantor?
1.2.2 Apa saja
yang termasuk ciri-ciri dari pekerjaan kantor?
1.2.3 Apa saja
macam pekerjaan kantor?
1.2.4 Apa saja
fungsi dan peranan pekerjaan kantor?
1.2.5 Apa yang
dimaksud dengan tata usaha sebagai pekerjaan kantor?
1.3 Tujuan Penulisan
Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka
penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1.3.1 Untuk
mengetahui pengertian pekerjaan kantor.
1.3.2 Untuk
mengetahui ciri-ciri dari pekerjaan kantor.
1.3.3 Untuk
mengetahui macam pekerjaan kantor.
1.3.4 Untuk
mengetahui fungsi dan peranan pekerjaan kantor.
1.3.5 Untuk
mengetahui apa yang dimaksud dengan tata usaha sebagai pekerjaan kantor.
1.4 Metode Penulisan
Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode
kepustakaan dengan menggunakan sumber berupa buku acuan dan artikel terkait,
serta dari internet.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pekerjaan
Kantor
Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan administratif).
Secara
harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang
dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang
telah ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan
mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang
pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada
prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai
kantor terkait pada prosedur kerja.
Setiap
tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah,
swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office Service). Menurut The Liang Gie,
pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor.
G.R. Terry merumuskan
pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:
“Office work includes
verbal transmission of information and the producing of written records and
report providing the means by which many items may be summarized quickly to
supply a factual basis for manajerial control.”
(Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control
dari pimpinan).
William Leffingwell dan Edwin Robinson
merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut :
Pekerjaan
kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan
warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk
mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan
sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat
perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang
tertulis dan tercetak.
2.2 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor mempunyai beberapa
ciri, diantaranya adalah :
a. Bersifat
pelayanan
Pekerjaan kantor merupakan
pekerjaan melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor)
dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry
menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan
dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain,
agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan
Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai suatu
organisasi pelayanan (service unit)
yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau
perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan
laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya
bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat
berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan
produksi atas penjualan tersebut.
b. Merembes segenap bagian organisasi
Oleh karena
pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.
c. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat
perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu
akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun
pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata
usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai
tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi
(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang
direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang
diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor
pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur
tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan
kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
Apabila
kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang
telah diuraikan diatas, memperlihatkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan
suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating
function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara
umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas
operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
2.3 Macam-macam
Pekerjaan Kantor
Menurut Leffingwell
dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut :
a)
Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya
dengan kapal.
b)
Membuat rekening.
c)
Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
d)
Menyimpan warkat.
e)
Menyampaikan hutang dan mengumpulkan
perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan.
f)
Mengurus,
membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
g)
Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
h)
Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh.
i)
Tugas-tugas
khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
j)
Membuat
warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
G.R Terry melakukan penyelidikan pada
perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu
bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil
penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam
kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :
·
Typing (mengetik) = 24,6%
·
Calculating
(menghitung) = 19,5%
·
Checking
(memeriksa) = 12,3%
·
Filling (menyimpan
warkat) = 10,2%
·
Telephoning
(menelepon) = 8,8%
·
Duplicating
(menggandakan) = 6,4%
·
Mailing (mengirim surat) = 5,5%
·
Other (lain-lain) = 12.5%
Sheddy
N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008)
menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil
yang diperoleh, sebagai berikut :
1. Pekerjaan
senyatanya, diantara lain meliputi :
§ Mengetik – Menyalin
§ Menghitung – Memilah-milah ( sortir )
§ Memeriksa –
Melekatkan
§ Menstensil –
Menandai
§ Membubuhkan cap/stempel
– Menyampul
§ Menelepon –
Membagi-bagi
2. Bahan baku
§ Abjad/huruf – Tanda
baca
§ Angka – Tanda
hitung
§ Garis – Tulisan
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat
dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai
berikut:
a. Mengumpulkan/meghimpun,
yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila
mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu
kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan
teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya
langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu
macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam
bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan,
yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang
diperlukan.
e. Menyimpan,
yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat
tertentu sehingga sistematis dan aman.
Pengelompokan pekerjaan kantor di atas, merupakan tugas-tugas
rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan
kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung,
membuat jadwal, grafik, dan chard.
ü
Pekerjaan Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur
kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis
sebagai produk kantor yang siap disajikan bila diperlukan. Salah satu produk
kantor tersebut adalah warkat yaitu setiap catatan tertulis maupun bergambar,
sebagi bahan laporan factual (keadaan
sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,
besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya
tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya
memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit
ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar,
agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar/masyarakat.
Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak
langsung, dan sebagai haislnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas. Dari
uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan
mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim
dan disimpan.
ü
Mengetik
Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru tulis.
Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo,
naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
e) Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat
dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka
yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai
tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan
minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin
tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda
koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.
ü
Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan
dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor
atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan
pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam
istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk
disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti
sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada
pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan
untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah,
pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)
sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank,
sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri
dari:
1) Balanja
pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.
2) Belanja barang,
seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
3) Biaya transportasi,
seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.
4) Biaya
lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran,
biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus
dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.
Dalam
ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu
buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor
atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti
menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan
uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar
gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian
adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.
Bentuk
masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A
tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana
tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom
sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom
kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :
Sisi
Debet di bagi atas :
-
lajur tanggal
-
lajur uraian penerimaan
-
lajur jumlah uang yang diterima
Sisi
Kredit dibagi atas :
-
lajur tanggal
-
lajur uraian pengeluaran
-
lajur jumlah
Menutup dan membuku kembali buku kas :
1) Menutup buku
kas dilakukan tiap akhir bulan.
2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas
tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.
3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah
kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya
ditempatkan pada kolom Debet.
4) Lajur jumlah
Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut
harus terletak pada satu garis lurus.
5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula
berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom
Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.
ü
Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah
besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan
atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan
operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu
menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis
dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis.
Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan
membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
Dalam bukunya, Dr.
Winardi, S.E. mengemukakan beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan
kantor, antara lain sebagai berikut:
a)
Catatan (records)
Catatan-catatan ini
meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih,
skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data
penjualan. Mereka merupakan
bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai
kejadian-kejadian masa lampau.
Pekerjaan yang
berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan
administratif (clerical work) oleh
karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah berarti orang yang
dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.
b)
Angka-angka dan perhitungan-perhitungan
Pengerjaan serta perhitungan
angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan
yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar pekerjaan
kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan membuat
perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi
hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.
c)
Penyimpanan produk-produknya sendiri
Produk-produk
kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada masa yang akan
datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering
digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan
aktivitas masa kini atau masa lampau.
d)
Komunikasi intern dan ekstern
Komunikasi intern
merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam lingkungan
perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern
merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam
perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi
surat-surat, order, telegram, dll.
2.4 Fungsi dan Peranan
Pekerjaan Kantor
Dalam kamus bahasa
Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan
mempunyai kata dasar “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau
yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan
kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena
fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.
Seorang pimpinan
memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara
keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas,
peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:
1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari
kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan
kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada
sasaran.
2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan
kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan
lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif
(tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan
publik).
Tugas-tugas pokok
kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan
oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data dan keterangan
yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan
terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian
segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber
dukumentasi.
Berdasarkan uraian
diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional,
guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan
organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
2.6 Tata Usaha
sebagai Pekerjaan Kantor
Baik pengertian pekerjaan kantor maupun fungsi
kantor dapat dinyatakan dengan istilah ”tata usaha”.
Menurut
The Liang Gie, tata usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Tata usaha terdiri dari 6 pola
perbuatan, yaitu :
Menghimpun : mencari
dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan menjadi siap untuk digunakan
bilamana diperlukan.
Mencatat : membubuhkan
dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim, dan disimpan.
Mengolah : mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
Mengganda : memperbanyak
dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Mengirim : menyampaikan
dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
Menyimpan : menaruh
dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Keenam
aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu, melainkan dapat berlangsung
sendiri-sendiri ataupun dalam rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun.
Selanjutnya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai
pelaksanaan kerja (operations) yang
lebih terperinci.
Berbagai
pelaksanaan kerja yang merupakan perincian tata usaha menurut Geoffrey Mills
dan Oliver Standingford (Office
Administration, 1982) dibedakan menjadi 8 operations, yaitu:
a)
Menulis
(membuat warkat asli)
b)
Membaca
c) Menyalin (menempel,
memperbanyak, melubangi kartu)
d)
Menghitung
e)
Membandingkan
(mengecek)
f)
Memilah
(menggolongkan, menyatukan)
g)
Menyimpan
dan menyusun indeks
h)
Melakukan
komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)
Tata usaha terdapat
dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan
terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi tersebut terjadi hubungan kerja
yang dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan
tata usaha merupakan kontak diantara segenap satuan organisasi satu sama
lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian
keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan tata usaha umumnya terwujud dalam bentuk
surat,
formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau warkat lainnya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara suatu
organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta dengan badan dan perseorangan
dalam masyarakat.
Berikut ini yang
kemudian termasuk dalam lingkup tata usaha :
a)
Korespondensi (mengetik, menyiapkan konsep surat sampai
selesai ditandatangani).
b)
Kearsipan (menyimpan warkat pada tempat yang aman).
c) Penyetensilan (menggandakan warkat memakai
lembaran sheet dan mesin stensil).
d) Ekspedisi (mengirim surat-surat).
Dalam garis besarnya
tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi
pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang
tepat.
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan.
Mengenai
peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson
menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat
dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian,
kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi
tertentu.
Sebaliknya,
ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna
melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas
ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi
itu.
Selanjutnya
tata usaha membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan
melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain
untuk keperluan informasi juga berkaitan dengan fungsi pertanggungjawaban dan
fungsi control.
Akhirnya
tata usaha mempunyai peranan melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Dimana hal tersebut juga merupakan peranan dari pekerjaan
kantor.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan :
1. Pekerjaan kantor
meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari
pimpinan. (G.R. Terry)
Pekerjaan
kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan
warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk
mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan
sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat
perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota
yang tertulis dan tercetak. (William Leffingwell dan Edwin Robinson)
2.
Ciri-ciri pekerjaan kantor antara lain :
a. Bersifat pelayanan
b. Merembes segenap bagian
organisasi
c. Dilakukan semua pihak
3.
Macam pekerjaan kantor menurut Dr. Winardi, S.E. antara
lain :
a)
Catatan (records)
b)
Angka-angka dan perhitungan-perhitungan
c)
Penyimpanan produk-produknya sendiri
d)
Komunikasi intern dan ekstern
4. Fungsi dan peranan pekerjaan kantor
diantaranya:
a) Bantuan bagi pimpinan (staff function)
b)
Pelayanan
bagi masyarakat (public service)
c)
Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
d)
Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan
organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
e)
Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan.
5.
Tata usaha mempunyai peranan melancarkan perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber
dokumen. Dimana hal tersebut juga merupakan peranan dari pekerjaan kantor.
Perincian pelaksanaan tata usaha menurut Geoffrey Mills
dan Oliver Standingford: Menulis (membuat warkat asli), membaca, menyalin
(menempel, memperbanyak, melubangi kartu), menghitung, membandingkan (mengecek),
memilah (menggolongkan, menyatukan), menyimpan dan menyusun indeks, melakukan
komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)
Tiga pokok peranan tata usaha :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi
pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang
tepat.
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA
Winardi, SE. 1990. Manajemen
Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar Maju
Gie, The Liang. 2006. Administrasi
Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty
Moenir, A.S. 1983. Tata
Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapannya. Jakarta: Pradnya Paramita
Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta:
Direktorat Pembinaan SMK
http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_858/title_aplikasi-manajemen-perkantoran-e/Diakses pada
tanggal 12 maret 2010, pukul 21.09 WIB
http://www.slideshare.net/royhan_benasetya.../Diakses pada
tanggal 15 Maret 2010, pukul 13.45 WIB
