BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Efektivitas
dan efisiensi suatu pekerjaan perkantoran dibuat serta direncanakan dalam
sebuah planning/perencanaan.
Perencanaan mencakup kegiatan memilih misi, tujuan dan cara untuk mencapai
tujuan. Setiap aktivitas maupun kegiatan yang dilakukan oleh individu atau
organisasi didasarkan pada perencanaan yang matang.
Langkah
selanjutnya adalah pembuatan atau pembagian tugas-tugas ke dalam struktur
organisasi yang merupakan bagian fungsi manajemen organizing. pengorganisasian adalah suatu proses penetapan struktur
peran yang dibutuhkan untuk memasukkan orang-orang ke dalam organisasi. Jadi
pengorganisasian merupakan suatu proses dimana fungsi-fungsi operasional,
manusia, dan fasilitas terkoordinasikan untuk mencapai sasaran organisasi.
Dalam
suatu perkantoran, sistem dan prosedur harus diperhatikan dengan baik. Setiap
uraian pekerjaan harus didukung oleh sistem dan prosedur kerja yang baik.
Dengan sistem dan prosedur perkantoran yang baik, maka pekerjaan kantor akan
lebih efektif dan efisien serta memudahkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.
1.2 Rumusan Masalah
Dari
latar belakang diatas maka kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan organisasi dan pengorganisasian?
1.2.2 Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip organisasi?
1.2.3 Hal apa yang mendasari dalam pembuatan
keputusan utama suatu organisasi?
1.2.4 Apa
yang dimaksud dengan sistem, prosedur, metode serta teknik?
1.2.5 Apa
yang dimaksud dengan sistem perkantoran?
1.2.6 Apa
pentingnya sistem dan prosedur pengaturan pekerjaan kantor?
1.2.7 Apa
manfaat sistem dan prosedur perkantoran?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan
dari penulisan makalah ini adalah
1.3.1 Untuk mengetahui tentang organisasi dan pengorganisasian.
1.3.2 Untuk mengetahui tentang prinsip-prinsip organisasi.
1.3.3 Untuk mengetahui tentang hal apa yang
mendasari dalam pembuatan keputusan utama suatu organisasi.
1.3.4 Untuk
mengetahui tentang sistem, prosedur, metode serta teknik.
1.3.5 Untuk
mengetahui tentang sistem perkantoran
1.3.6 Untuk
mengetahui tentang sistem dan prosedur pengaturan pekerjaan kantor
1.3.7 Untuk
mengetahui manfaat sistem dan prosedur perkantoran.
1.4 Metode Penulisan
Metode
penulisan makalah ini adalah dengan metode studi pustaka, dengan referensi
berbagai buku tentang administrasi perkantoran dan berbagai artikel yang
bersumber dari internet.
BAB II
PEMBAHASAN
I
2.1 Arti Organisasi dan Pengorganisasian
2.1.1 Pengertian Organisasi
Berikut ini adalah
beberapa pengertian organisasi menurut para ahli:
1. Organisasi adalah bentuk setiap
perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama (James D. Mooney).
2. Organisasi adalah sesuatu kelompok
orang-orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama di bawah kepemimpinan
(Ralp Currier Davis).
3. Organisasi adalah kerangka struktur
dimana pekerjaan dari banyak orang dilakukan untuk pencapaian maksun bersama.
Sebagai demikian itu adalah suatu system mengenai penugasan pekerjaan diantara
kelompok-kelompok orang yang mengkhususkan diri dalam tahap-tahap khusus dari
suatu tugas bersama. Sebagai tambahan, organisasi adalah orang-orang yang
bekerja sama, dan dengan demikian ini mengandung cirri-ciri dari
hubungan-hubungan manusia yang timbul dalam aktivitas kelompok (John D.
Millet).
4. Organisasi adalah suatu kelompok orang
yang dapat disamakan dengan menyumbangkan usaha mereka bagi tercapainya
tujuan-tujuan (Dalton E. McFarland).
5. Organisasi adalah setiap system
kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
apapun (The Liang Gie).
6. Menurut Michael J. Jucius, istilah
“organisasi” dipakai untuk menunjukkan pada suatu kelompok orang yang bekerja
dalam hubungan yang saling bergantung kearah tujuan atau tujuan-tujuan bersama.
7. Menurut Sondang P. Siagian (2001),
hakikat organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandang:
Pertama: Organisasi
dapat dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan – kegiatan administrasi
dan manajemen dijalankan dan sifatnya adalah “Relatif Statis”.
Kedua: Organisasi dapat
dibedakan sebagai proses, yaitu interaksi antara orang – orang yang menjadi
anggota organisasi dan sifatnya “Dinamis”.
·
Dari
pengertian-pengertian diatas, kelompok kami merumuskan organisasi sebagai
perserikatan/ perkumpulan yang terdiri dari dua orang atau lebih yang sepakat
untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga dapat diketahui unsur-unsur
organisasi antara lain adanya :
-
Dua
orang atau lebih / kumpulan orang
-
Kerja
sama
-
Tujuan
bersama
Sedangkan beberapa
pengertian mengenai organisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Organisasi perkantoran adalah suatu
proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan
kantor.
2. Organisasi perkantoran adalah suatu
rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk
menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.
3. Organisasi perkantoran mencalup susunan
staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok
informasi untuk pembuatan keputusan dan
merawat aktiva.
2.1.2 Pengertian Pengorganisasian
Berikut ini beberapa pengertian
pengorganisasian menurut para ahli:
1. Menurut The Liang Gie, pengorganisasian merupakan segenap rangkaian
aktivitas merancang dan membangun struktur organisasi yang pokoknya berupa
membagi-bagi dan mengelompok-kelompokkan bidang-bidang kerja serta menetapkan
dan menyusun jalinan hubungan-hubungan kerja diantara orang-orang maupun bidang
kerja. Pengorganisasian merupakan proses penciptaan struktur organisasi.
Sedangkan
struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari
hubungan-hubungan diantara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu
system kerja sama.
2. Menurut W.J.S.Purwadarminta dalam KBBI, pengorganisasian adalah proses,
cara, perbuatan mengorganisasi.
3. Menurut Ida Nuraida, pengorganisasian
adalah suatu proses penetapan struktur peran yang dibutuhkan untuk memasukkan
orang-orang ke dalam organisasi. Jadi pengorganisasian merupakan suatu proses
dimana fungsi-fungsi operasional, manusia, dan fasilitas terkoordinasikan untuk
mencapai sasaran organisasi.
·
Dari
pengertian diatas, secara umum pengorganisasian dapat diartikan sebagai
keseluruhan proses pengelompokan dan penempatan orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan
sebagai satuan kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
2.2 Prinsip Organisasi
Dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia karangan W.J.S.Purwadarminta, prinsip diartikan
sebagai asas (kebenaran yang menjadi
pokok dasar berpikir, bertindak, dsb). Setiap organisasi, baik organisasi
publik maupun organisasi swasta perlu disusun dan dijalankan berdasarkan
prinsip-prinsip tertentu agar agar dapat dicapai hasil yang efektif dan
efisien.. Prinsip-prinsip organisasi menjadi pedoman bagi pimpinan organisasi
dalam menjalankan tugas-tugas manajerial maupun tugas pengorganisasian.
Prinsip-prinsip organisasi berlaku secara universal, tetapi tidak mutlak. Berikut
ini adalah prinsip-prinsip organisasi menurut pandangan beberapa ahli:
1. Prinsip-prinsip organisasi menurut Henry
Fayol
a. Pembagian kerja, Prinsip ini sama dengan “pembagian
kerja” Adam Smith. Spesialisasi menambah hasil kerja dengan cara membuat para
pekerja lebih efisien.
b. Wewenang, Manajer harus dapat member
perintah. Wewenang memberikan hak ini kepadanya,. Tetapi wewenang berjalan
seiring dengan tanggung jawab. Jika wewenang digunakan, timbullah tanggung
jawab. Agar efektif, wewenang seorang manajer harus sama dengan tanggung
jawabnya.
c. Disiplin, Para pegawai harus mentaati dan
menghormati peraturan yang mengatur organisasi. Disiplin yang baik merupakan
hasil dari kepemimpinan yang efektif, suatu saling pengertian yang jelas antara
manajemen dan para pekerja tentang peraturan organisasi serta penerapan hukuman
yang adil bagi yang menyimpang dari peraturan tersebut.
d. Kesatuan komando, Setiap pegawai seharusnya menerima
perintah hanya dari seorang atasan.
e. Kesatuan arah, Setiap kelompok aktivitas
organisasi yang mempunyai tujuan sama harus dipimpin oleh seorang manjer dengan
menggunakan sebuah rencana.
f. Mendahulukan kepentingan umum di
atas kepentingan individu. Kepentingan seorang pegawai atau kelompok pegawai tidak
boleh mendahulukan kepentingan organisasi secara keseluruhan.
g. Remunarasi, Para pekerja harus digaji
sesuai dengan jasa yang mereka berikan.
h. Sentralisasi, ini merujuk kepada sejauh mana
para bawahan terlibat dalam pengambilan keputusan. Apakah pengambilan keputusan
itu disentralisasi (pada manajemen) atau disentralisasi (pada para bawahan)
adalah proporsi yang tepat. Kuncinya terletak pada bagaimana menemukan tingkat
sentralisasi yang optimal untuk setiap situasi.
i. Rantai scalar, Garis wewenang dari manajemen
puncak sampai ke tingkat yang paling rendah merupakan rantai scalar. Komunikasi
harus mengikuti rantai ini. Tetapi, jika dengan mengikuti rantai tersebut malah
tercipta kelambatan, komunikasi silang dapat diizinkan jika disetujui oleh
semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahu.
j. Tata tertib, Orang dan bahan harus ditempatkan
pada tempat dari waktu yang tepat.
k. Keadilan, Para manajer harus selalu baik dan
jujur terhadap para bawahan.
l. Stabilitas masa kerja para pegawai, Perputaran (turnover) pegawai yang
tinggi adalah tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia
yang teratur dan memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu ada
pengganti.
m. Inisiatif, Para pegawai yang diizinkan
menciptakan dan melaksanakan rencana-rencana akan berusaha keras
n. Esprit de corps, Mendorong team spirit akan
mmembangun keselarasan dan persatuan di dalam organisasi (dari sebuah sumber
buku)
2. Prinsip
Organisasi perkantoran menurut J.J.W. Neuner dan L.B.
Keeling
J.J.W.
Neuner dan L.B. Keeling menyatakan ada 8 (delapan) prinsip organisasi
perkantoran yang esensial, meliputi
a.
Prinsip tujuan
Tujuan organisasi
perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan
dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah
menjadi mitivasi untuk mencapainya.
b.
Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi
perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai
tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu
system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling
mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
c.
Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran
yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan.
Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun
individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
d.
Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran
yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas.
Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi
yang jelas mengurangi keraguan.
e.
Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam
organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung
jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya
tersebut.
f.
Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia
mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm
organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung
jawab hanya kepada satu orang atasan.
g.
Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan
pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran
itu dapat tercapai. Pengawasan yang
efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu,
pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu
yang akan datang.
h.
Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan
kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di
bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas
seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar
kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya
tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan
itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu
tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya
mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).
3.
Prinsip organisasi menurut Prajudi
Atmosudirjo
Menurut
Prajudi Atmosudirjo, prinsip-prisip organisasi dirumuskan sebagai berikut.
a.
Prinsip tujuan
b.
Prisip pembagian kerja
c.
Prinsip pengembangan antara tugas, tanggungjawab dan
wewenang
d.
Prinsip pelimpahan kekuasaan harus jelas
batas-batasnya.
e.
Kesatuan komando
f.
Komunikasi
g.
Prinsip pengecekan
h.
Prinsip kontinuitas
i.
Prinsip saling asuh
j.
Prinsip kooordinasi
k.
Prinsip kehayatan
l.
Prinsip tahu diri
·
Secara
umum, prinsip-prinsip yang harus ada dalam suatu organisasi adalah sebagai
berikut:
a. Perumusan
Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah
merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena
dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik
maupun non fisik.
b. Pembagian
kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi
harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub)
organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat
menghambat tercapainya suatu tujuan.
c. Delegasi
kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut
yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan
(wewenang) dari masing-masing unit kerja.
d. Rentang
kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran
dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi
bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau
kesewenangan kekuasaan tersebut.
e. Tingkat
pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang
timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam
struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan
kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
f. Kesatuan
perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya
struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan
terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan
delegasi (perintah) akan nampak.
g. Koordinasi.
Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi.
Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan
demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.
h.
Prinsip
Fleksibilitas.
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai
dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya
pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu
menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
i. Prinsip
Keseimbangan. Keseimbangan antara struktur
organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan
struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan
organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan
dilakukan.
2.3 Keputusan Utama Organisasi
Keputusan
utama organisasi harus didasari berbagai pertimbangan, karena keputusan yang
salah dapat mengakibatkan hal yang fatal dan gagalnya tujuan organisasi. Dalam
membuat keputusan-keputusan itu didasari dengan rumusan-rumusan masalah sebagai
berikut:
- Tipe pekerjaan dan fungsi apakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan?
2. Seberapa efektifkah bila pekerjaan atau
fungsi tersebut dipecah menjadi departemen atau pekerjaaan individual?
3. Apa kualifikasi personel dan tipe
personel yang diperlukan untuk mengemban fungsi tersebut?
4. Fasilitas fisik seperti apa yang membuat
para personel dapat menjalankan fungsinya secara efektif?
BAB
III
PEMBAHASAN
II
3.1 Arti Sistem, Prosedur dan Metode serta Teknik
3.1.1 Pengertian Sistem
Pola sistem yang bekerja di dalam suatu
manajemen kantor merupakan gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di
ketahui, bahwa setiap pola sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah
prosedur.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, sistem diartikan sebagai perangkat
unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
Sistem juga dapat diartikan sebagai suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Ada beberapa elemen yang membentuk
sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme
pengendalian dan umpan balik serta lingkungan.
Contoh:
Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan
teknologi perkantoran dalam aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja
sebagai suatu sistem, di mana pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur
kerja yang telah ditetapkan, dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan.
Penggunaan teknologi dalam manajemen
perkantoran tanpa prosedur dan metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat
tidak beruntungnya suatu hasil kerja teknologi tersebut, terutama di dalam
menghasilkan informasi.
3.1.2 Pengertian Prosedur
Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau
kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang.
Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar, sejak dari
penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan
rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja,
demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.
Menurut Moekijat, prosedur
perkantoran adalah urutan langkah-langkah, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan,
berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang
melakukannya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan:
-
Metode-metode
yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.
-
Urutan
aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu
-
Pedoman
untuk bertindak
3.1.3 Pengertian Metode
Metode berasal dari Bahasa Yunani
“Methodos’’ yang berarti cara atau jalan yang ditempuh. Sehubungan dengan upaya
ilmiah,maka metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek
yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan. Fungsi metode berarti sebagai alat
untuk mencapai tujuan.
Menurut Moekijat (1995:106),
metode menunjukkan cara pelaksanaan pekarjan dari suatu tugas yang terdiri atas
satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis menulis oleh seorang pegawai. Dengan
demikian serangkaian metode yang disusun akan membentuk suatu prosedur.
3.1.4 Pengertian Teknik
Menurut
W.J.S.Purwadarminta dalam KBBI, tenik adalah cara sistematis untuk mengerjakan
sesuatu. Teknik juga dapat diartikan sebagai cara yang dilakukan oleh seseorang
untuk mengimplementasikan suatu metode.
3.2 Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran
adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tatakerja,
dan tatatertib dalam penyelesaian suatu bidang kerja atau fungsi pokok di dalam
suatu organisasi
·
Azas-azas
umum sistem perkantoran yang baik
a.
Sistem
Perkantoran yang baik mempunyai arus kerja yang baik tanpa hambatan
b.
Sistem
Perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja
c.
Sistem
Perkantoran menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu
d.
Sistem
Perkantoran menghindari perjalanan mondar mandir yang tidak perlu.
e.
Sistem
Perkantoran memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja
f.
Sistem Perkantoran menjaga jumlah karyawan dan perbekalan kertas minimum
g.
Sistem
Perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu
h.
Sistem
Perkantoran memanfaatkan sebaikbaiknya mesin-mesin
i.
Sistem Perkantoran yang baik harus
berdasarkan azas kesederhanaan
·
Prinsip-Prinsip Pada Sistem Perkantoran :
a.
Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga
mempermudah pengawasan.
b.
Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c.
Mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada
formulir-formulir.
d. Sistem-sistem hendaknya fleksibel dan
dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
e. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
f.
Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
g.
Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang
seminim-minimnya.
3.3 Pentingnya Sistem dan Prosedur Pengaturan
Pekerjaan Kantor
3.3.1 Pentingnya Sistem Pengaturan Pekerjaan Kantor
Sistem pengaturan pekerjaan kantor sangat
penting, karena dengan adanya sistem tersebut akan menimbulkan dampak-dampak
positif bagi pekerjaan-pekerjaan dalam suatu kantor, diantaranya yaitu:
a.
Membuat
pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
b.
memberikan
pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
c.
Membuat
koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
d.
Dalam
melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat
pekerjaan tata usaha yang sangat penting.
3.3.2 Pentingnya Prosedur
Pengaturan Pekerjaan Kantor
Dalam
suatu organisasi, agar kinerja individu yang bekerjasama dalam suatu kelompok
efektif, maka tugas yang paling penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa
individu-individu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai dan
memahami bagaimana cara mencapai tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur, maka
bawahan semakin mengerti apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya
dicapai. Jadi prosedur pengaturan
pekerjaan kantor sangat penting kedudukannya, prosedur pengaturan pekerjaan
kantor yang baik dapat bermanfaat sebagai berikut:
a. Merencanakan secara seksama mengenai
besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
b. Menciptakan koordinasi yang harmonis
bagi setiap departemen dan antardepartemen.
c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor
menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja
d. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat
dimengerti oleh bawahan.
e. Dihubungkan dengan alat-alat yang
mendukung pekarjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
3.4 Manfaat Sistem dan Prosedur Perkantoran
3.4.1 Manfaat Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran memiliki beberapa
manfaat sebagai berikut:
a.
Mengakibatkan
pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).
b.
Memberikan
pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan
tersebut dilakukan.
c.
Mengakibatkan
penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d.
Mengakibatkan
koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
e.
Membantu
dalam latihan pegawai-pegawai
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran,
alat pekerjaan tata usaha yang penting.
3.4.2 Manfaat Prosedur Perkantoran
Prosedur
perkantoran sangat bermanfaat bagi tingkatan manajerial maupun non-manajerial
dalam melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian atau divisi.
Manfaat-manfaat tersebut antara lain:
1.
Planning-controlling
a) Mempermudah dalam pencapaian tujuan
b) Merencanakan secara seksama mengenai
besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
c) Menghindari pemborosan atau memudahkan
penghematan biaya.
2. Organizing
a) Mendapatkan instruksi kerja yang dapat
dimengerti oleh bawahan
b) Dihubungkan dengan alat-alat yang
mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
c) Mengakibatkan arus pekerjaan akntor
menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing-Leading
a) Membantu atasan dalam memberikan
pelatihan atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.
b) Atasan perlu mengadakan konseling bagi
bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur.
c) Mempermudah penilaian terhadap bawahan.
4. Coordination
a) Menciptakan koordinasi yang harmonis
bagi tiap departemen dan antar departmen.
b) Menetapkan dan membadakan antara
prosedur-prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.
BAB
IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
1. Organisasi adalah perserikatan/
perkumpulan yang terdiri dari dua orang atau lebih yang sepakat untuk bekerja
sama untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga dapat diketahui unsur-unsur
organisasi antara lain adanya :
-
Dua
orang atau lebih / kumpulan orang
-
Kerja
sama
-
Tujuan
bersama
2. Organisasi perkantoran adalah suatu
proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan
kantor.
3. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai
keseluruhan proses pengelompokan dan penempatan orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan
sebagai satuan kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
4. Secara umum, prinsip-prinsip yang harus
ada dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:
a) Perumusan
Tujuan yang Jelas.
b) Delegasi
kekuasaan.
c) Rentang
kekuasaan.
d) Tingkat
pengawasan.
e) Kesatuan
perintah dan tanggung jawab.
f) Koordinasi.
g)
Prinsip
Fleksibilitas.
h) Prinsip
Keseimbangan.
5. Dalam membuat keputusan-keputusan itu
didasari dengan rumusan-rumusan masalah sebagai berikut:
a) Tipe pekerjaan dan fungsi apakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan?
b) Seberapa efektifkah bila pekerjaan atau
fungsi tersebut dipecah menjadi departemen atau pekerjaaan individual?
c) Apa kualifikasi personel dan tipe
personel yang diperlukan untuk mengemban fungsi tersebut?
d) Fasilitas fisik seperti apa yang membuat
para personel dapat menjalankan fungsinya secara efektif?
6. Sistem juga dapat diartikan sebagai suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
7. Prosedur perkantoran adalah urutan
langkah-langkah, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan, berhubungan dengan apa
yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
8. Metode menunjukkan cara pelaksanaan
pekarjan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang
bersifat tulis menulis oleh seorang pegawai.
9.
Teknik
dapat diartikan sebagai cara yang dilakukan oleh seseorang untuk
mengimplementasikan suatu metode.
10.
Sistem
perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tatakerja, dan tatatertib dalam penyelesaian suatu bidang kerja atau
fungsi pokok di dalam suatu organisasi
11. Sistem dan prosedur perkantoran sangat
penting, karena memiliki banyak manfaat untuk menambah efisiensi dan
efektivitas pekerjaan kantor.
4.2 Saran
1. Setiap kantor hendaknya memiliki sistem dan
prosedur perkantoran yang baik agar pekerjaan kantor dapat berjalan efektif dan
efisien.
DAFTAR
PUSTAKA
Atmosudirjo,Prajudi.1976.Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran.Jakarta: Ghalia Indah
Nuraida,Ida.2008.Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta:Kanisius
Purwadarminta,W.J.S.1990.Kamus Besar Bahasa Indonesia,Edisi Ke-Dua.Jakarta:Balai
Pustaka
The Liang Gie.2006.Administrasi Perkantoran Modern,Edisi Ke- Empat. Yogyakarta:Liberty
Tjandra,Sheddy N.2008.Kesekretarisan Jilid I.Jakarta:Direktorat
Pembinaan Pendidikan Dasar dan Menengah
Wursanto,Ign.2002.Dasar-dasar Ilmu Organisasi.Yogyakarta:Andi
Offset
http://himanis-upnjatim.blogspot.com/2009/07/pengenalan-organisasi.html
Diakses pada tanggal 20 April 2010 pukul 20.10 WIB
http://rakim-ypk.blogspot.com/2008/06/metode-penilitian.html
Diakses pada tanggal 20 April 2010 pukul 20.30 WIB
http://tutorialkuliah.blogspot.com/2009/07/14-prinsip-organisasi-henry-fayol.html
Di
akses pada tanggal 20 April 2010 pukul 20.30 WIB
http://zanikhan.multiply.com/journal/item/1919
Diakses pada tanggal 20 April 2010 pukul 20.15 WIB
Tidak ada komentar:
Posting Komentar