MAKALAH PERBEKALAN KANTOR

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang Masalah

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya perbekalan kantor, perabotan kantor dan alat-alat kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang se-efesien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan perbekalan kantor, perabotan kantor dan alat-alat kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah kantor untuk meraih tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Oleh karena pentingnya peranan perbekalan kantor, perabotan kantor dan alat-alat kantor dalam menunjang kegiatan perkantoran, maka kami akan membahas mengenai hal-hal tersebut dalam makalah ini.

1.2       Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.

1.2.1    Apa yang dimaksud dengan perbekalan kantor dan apa saja macamnya ?

1.2.2    Apa yang dimaksud dengan perabotan kantor dan apa saja macamnya ?

1.2.3    Apa yang dimaksud dengan alat-alat kantor dan apa saja macamnya ?

1.3       Tujuan Penulisan                        

Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:

1.3.1    Untuk mengetahui batasan perbekalan kantor dan macam-macam perbekalan kantor

1.3.2    Untuk mengetahui batasan perabotan kantor dan macam-macam alat-alat  kantor

1.3.3    Untuk mengetahui batasan alat-alat kantor dan macam-macam kantor

1.4       Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode kepustakaan dengan menggunakan sumber berupa buku acuan..

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Batasan Perbekalan Kantor dan Macam-macam Perbekalan Kantor

Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern,2007), perbekalan tata usaha digolongkan dalam jenis-jenis barang berikut :

Barang lembaran                    : kertas tik, karbon, berkas

Barang bentuk lainnya           : lem, karet penghapus, tinta

Alat tulis                                 : pensil, pulpen, cap nomor

Alat keperluan lainnya           : mistar, bantalan cap

Mesin perkantoran                 : mesin tik, mesin hitung, mesin stensil

Perabotan Perkantoran           : meja, lemari, peti besi

Perlengkapan lainnya             : lampu, permadani, kipas angin.

Pelaksanaan tata usaha dengan berbagai barang perbekalan memerlukan hal-hal lain yang dapat dianggap sebagai “bahan baku” atau bahan mentahnya. Hal tersebut antara lain konsepsi-konsepsi pikiran manusia berupa abjad, angka, tanda-tanda baca, tanda-tanda hitung, dan system-sistem tulisan dengan huruf-huruf yang lazim maupun khusus. Bahan-bahan baku ini dengan melalui barang-barang perbekalan tata usaha dan menurut serangkaian aturan tata tertib tertentu dipakai untuk menyatakan secara tertulis berbagai keterangan yang diperlukan. Perpaduan antara kegiatan-kegiatan tata usaha, bahan baku, dan barang-barang perbekalan menciptakan benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, buku, dan benda berketerangan lainnya.

Setiap meja kerja di kantor perlu dilengkapi dengan macam-macam perlengkapan untuk pelaksanaan tata usaha dengan sebaik-baiknya. Perlengkapan tata usaha meliputi barang yang awet pakai maupun benda-benda yang habis pakai. Pengertian awet pakai ialah barang-barang itu tahan lama dalam pemakaiannya. Sedangkan benda-benda yang habis pakai tidak selalu musnah atau habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya, melainkan dapat juga berarti setelah benda itu dipakai maka tidak dapat dipakai lagi untuk kedua kalinya.

Benda yang habis dalam pemakaiannya lazim disebut office supplies (perbekalan kantor). Office supplies dirumuskan sebagai those materials consumed in the ordinary operaitons of the clerical forces (benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha). Yang tergolong office supplies misalnya pena, pensil, tinta, kertas, pita mesin ketik, karbon, karet penghapus, dan sebagainya. Diantara perbekalan tata usaha yang habis pakai, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis menulis disebut stationery.

Menurut Leffingwell dan Robinson, setiap meja tulis hendaknya dilengkapi dengan standart perlengkapan tata usaha yang terdiri dari :

·       Desk trays (baki-baki surat)

·       Desk calendar (tanggalan meja)

·       Ruler (penggaris)

·       Pens (pena-pena)

·       Penholders (tangkai-tangkai pena)

·       Pencils

·       Colored pencils (pensil warna)

·       Eraser (penghapus)

·       Blotters (kertas-kertas isap)

·       Shears (gunting)

·       Stapler

·       Tray for clips

·       Tray for pins

·       Tray for rubber bands

·       Binders

·       Band dater

·       Stamp pad

·       Stationery requisitions

·       Scratch paper

Frances King dan Louis Feldman menyusun suatu daftar perlengkapan yang jumlah masing-masing barangnya disesuaikan dengan besar kecilnya kantor yang bersangkutan. Diantaranya sebagai berikut :

·       Mesin tik

·       Mesin stensil

·       Mesin jumlah

·       Lemari arsip

·       Timbangan surat

·       Keranjang sampah-kantor

·       Bak surat

·       Cagak topi / pakaian

·       Jam

·       Kamus

·       Blangko surat

·       Amplop

·       Kertas polos

·       Karbon

·       Buku catatan juru steno

·       Berkas

·       Tanda petunjuk arsip surat menyurat

·       Tanggalan meja

·       Tinta

·       Tempat tinta

·       Tangkai pena

·       Pena

·       Pensil

·       Pensil warna

·       Penghapus pensil

·       Penghapus mesin tik

·       Penghapus tinta

·       Kertas isap

·       Kertas untuk coret-coretan

·       Jepitan kertas

·       Karet gelang

·       Bak untuk jepitan kertas dan karet gelang

·       Rautan

·       Strapler

·       Pelubang kertas

·       Gunting

·       Alat pembuka surat

·       Penggaris

·       Kertas bungkus

·       Tali

·       Kertas berlapis perekat

·       Lem

·       Paku payung dan sebagainya

Dari daftar tersebut untuk lebih melancarkan pekerjaan dapat ditambahkan silet, papan tulis, kapur serta penghapusnya, buku catatan harian, bel untuk memanggil pegawai, kalkulator, mesin perangko, rak surat, serta peralatan lainnya untuk menyimpan surat/dokumen.

Mengingat salah satu fungsi kantor modern sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka dalam kantor hendaknya disediakan pula buku-buku petunjuk untuk menjadi tempat bertanya mengenai segala fakta umum yang diperlukan dari waktu ke waktu.

Buku-buku petunjuk atau karya-karya referensi tersebut berikut kegunaannya dapat dibedakan dalam jenis-jenis berikut ini:

Jenis

Kegunaan

Encyclopedia (ensiklopedia) Yearbook (buku tahunan) Dictionary (kamus) Almanac (almanak) Handbook (buku pegangan) Gazetteer, atlas Biographical dictionary Directory (daftar alamat)

Untuk memperoleh keterangan tentang suatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. Untuk mengetahui perkembangan peristiwa-peristiwa dalam tahun-tahun terakhir. Untuk mencari arti, perumusan, ejaan, dan peristilahan dari suatu hal. Untuk mencari fakta-fakta khusus dalam suatu bidang tersendiri, termasuk angka statistic. Untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. Untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. Untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. Untuk mencari nama dan alamat seseorang, suatu perusahaan, maupun organisasi lainnya.

2.2       Batasan Perabot Kantor dan Macam-macam Perabot Kantor

Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.

Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan meningkatkan produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain hal ini disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman misalnya akan membuat penggunanya betah dalam melakukan pekerjaannya. Selain itu furniture yang ergonomis akan mencegah terjadinya cedera bagian tubuh akibat pekerjaan yang berulang (repetitive stress injuries).

Berikut ini perabotan yang umum dipakai dikantor :

1.   MEJA TULIS / MEJA KERJA

Syarat-syarat meja tulis/meja kerja yang baik :

·       Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup agar peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang memakainya tidak terasa panas.

·       Permukaan meja tidak mengkilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawainya.

·       Luas meja tidak terlalu luas. Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan dengan kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya. Tapi yang penting harus diperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya. Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai yang mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.

Untuk mengukur meja kantor lazim dipergunakan 3 satuan hitung, yaitu lebar (width), dalam (depth), dan tinggi (height) :

Lebar adalah   jarak yang panjang dari suatu tepi permukaan meja  kepermukaan seberangnya.

Dalam adalah jarak yang pendek dari tepi bagian depan   permukaan   meja  sampai tepi bagian belakangnya.

Tinggi adalah jarak dari permukaan meja yang dipakai untuk bekerja sampai ke lantai.

Biasanya ukuran meja tulis untuk setiap karyawan cukuplah berukuran 120x70cm. Dari luas tersebut sebetulnya luas ruang yang betu-betul dipakai untuk melaksanakan pekerjaan hanyalah sekitar 80x50 cm. Selebihnya merupakan ruang kosong atau tempat untuk meletakkan peralatan-peralatan lain seperti telepon,baki surat,dan sebagainya.

Dalam pemakaiannya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja perlu disediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai masing-masing selebar minimum 40cm. Bilamana salah satu sisinya merupakan lorong utama atau kamar kerja itu cukup luas maka untuk ruang lalu lintas dapat disediakan 60cm bagi tiap meja, baik hanya pada satu sisinya ataupun keduanya di sisi kanan dan kiri. Sedang ruang untuk kursi  pegawai ke arah belakang punggungnya diperlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm. Dengan demikian luas lantai yang perlu disediakan untuk setiap meja kerja di kantor dapat dihitung menurut gambar di bawah ini :

80cm

40cm

Ukuran meja : 120x70cm Luas lantai : (60+120+40cm)x(70+80cm)                     : 3,3m2

      

Jadi, dengan pembulatan ke atas luas lantai yang diperlukan oleh setiap meja kerja umumnya sekitar 3,5m². Bilamana masing-masing pegawai memerlukan sebuah lemari kecil atau rak dengan ukuran lebar 1m dan dalam 0,5m maka luas lantai yang rata-rata perlu disediakan bagi seseorang pegawai tata usaha ialah 4m².

Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripada pegawai biasa, yaitu 130x80 cm atau paling besar 150x90 cm. Luas lantai seluruhnya yang dapat disediakan bagi seorang kepala dengan sendirinya disesuaikan menurut ukuran mejanya atau luas kantornya. Angka rata-rata yang dianggap layak bagi seorang kepala ialah 9,3 m².

Contoh beberapa jenis meja :

·       Meja Staf

Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.

·       Meja Resepsionis (penerima tamu)

Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan

·       Meja Direksi

Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

·       Meja Rapat

Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat 

·       Meja Samping

Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.

2.   KURSI

Syarat kursi yang baik (Prof. Ralph Barnes) :

·     Dapat diatur tinggi rendahnya.

·     Kokoh

·     Bentuk sesuai bentuk badan orang (yang  diduduki   menyerupai

    sadel, tepi depannya bulat)

·     Mempunyai   penyangga   belakang  untuk   menunjang   tulang

    punggung karyawan.

Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m.

3.   LEMARI

Macam lemari yang sering digunakan di dalam kantor :

·       Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itutermasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan B termasuk golongan C. lemari ini biasanya dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file.

·       Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama dengan lemari warkat.

·       Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan uang , check dan surat berharga lainnya.

4.   FILING CABINET

Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.

5.   LACI-LACI KARTU

Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.

Selain perabot yang disebut diatas, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya.

2.3       Batasan Alat-alat Kantor dan Macam-macam Alat kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,  peralatan  kantor  berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam  mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa  peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai  tujuan yang diinginkan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.

 Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor.

Apabila dirinci alat-alat/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

a.      Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, bolpoint, dsb.

b.     Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, jangka,dsb.

BAB III

KESIMPULAN

3.1       Kesimpulan

3.1.1.   Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern,2007), perbekalan tata usaha digolongkan dalam jenis-jenis barang berikut :Barang lembaran                     : kertas tik, karbon, berkas

Barang bentuk lainnya           : lem, karet penghapus, tinta

Alat tulis                                 : pensil, pulpen, cap nomor

Alat keperluan lainnya           : mistar, bantalan cap

Mesin perkantoran                 : mesin tik, mesin hitung, mesin sten-

                                                  sil

Perabotan Perkantoran           : meja, lemari, peti besi

Perlengkapan lainnya             : lampu, permadani, kipas angin.

3.1.2    Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Macam-macam perabot kantor, misalnya: meja,kursi, filling kabinet, meja receptionist, almari, dll.

3.1.2    Peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai  tujuan yang diinginkan. Alat-alat kantor dapat dibagi menjadi dua, yaitu yang cepat habis(tinta, amplop, perangko, bolpoint, dll) dan tidak cepat habis(stapler, jangka, penggaris, gunting, dll).

3.2       Saran

3.2.1    Sebaiknya kantor menyediakan perbekalan, perabotan dan alat-alat kantor sesuai dengan kebutuhan kantornya sehingga karyawan dapat bekerja secara maksimal. Dengan kerja yang maksimal maka tujuan suatu kantor / perusahaan akan lebih mudah terca

DAFTAR PUSTAKA

The Liang Gie.2006.Administrasi Perkantoran Modern,Edisi Ke-Empat.Yogyakarta:Liberty

Tjandra,Sheddy N.Kesekretarisan Jilid I.Jakarta:Direktorat Pembinaan Pendidikan Dasar dan Menengah