PEKERJAAN KANTOR

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang Masalah

   Hanya beberapa orang saja yang mengetahui betapa pentingnya serta luasnya aktivitas ”pekerjaan kertas” pada perekonomian modern ini. Pekerjaan kantor makin lama makin menonjol, hal tersebut merupakan bagian yang vital serta integral dari operasi-operasi perusahaan modern. Pekerjaan kantor merupakan kelompok pekerjaan penting yang sama dengan para pekerja yang berkecimpung dalam bidang pertanian, pertambangan, produksi, penjualan, pembangunan dan transportasi.

Untuk mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan pekerjaan kantor itu, serta apa saja ciri, macam dan peran dan fungsinya maka kami akan membahas hal tersebut dalam makalah berikut.

1.2       Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.

1.2.1    Apa yang dimaksud dengan pengertian pekerjaan kantor?

1.2.2    Apa saja yang termasuk ciri-ciri dari pekerjaan kantor?

1.2.3    Apa saja macam pekerjaan kantor?

1.2.4    Apa saja fungsi dan peranan pekerjaan kantor?

1.2.5    Apa yang dimaksud dengan tata usaha sebagai pekerjaan kantor?

1.3       Tujuan Penulisan

Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:

1.3.1    Untuk mengetahui pengertian pekerjaan kantor.

1.3.2    Untuk mengetahui ciri-ciri dari pekerjaan kantor.

1.3.3    Untuk mengetahui macam pekerjaan kantor.

1.3.4    Untuk mengetahui fungsi dan peranan pekerjaan kantor.

1.3.5    Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tata usaha sebagai pekerjaan kantor.

1.4       Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode kepustakaan dengan menggunakan sumber berupa buku acuan dan artikel terkait, serta dari internet.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian Pekerjaan Kantor

   Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan administratif).

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah, swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office Service). Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor.

G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:

“Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for manajerial control.”

(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan).

William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut :

Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

2.2     Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

          Pekerjaan kantor mempunyai beberapa ciri, diantaranya adalah :

a.      Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai suatu organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

b.      Merembes segenap bagian organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.

c.      Dilakukan semua pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

2.3    Macam-macam Pekerjaan Kantor

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut :

a)      Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

b)      Membuat rekening.

c)      Surat-menyurat, mendikte, mengetik.

d)     Menyimpan warkat.

e)      Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan.

f)          Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.

g)      Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

h)      Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

i)           Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

j)           Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :

·         Typing (mengetik) = 24,6%

·         Calculating (menghitung) = 19,5%

·         Checking (memeriksa) = 12,3%

·         Filling (menyimpan warkat) = 10,2%

·         Telephoning (menelepon) = 8,8%

·         Duplicating (menggandakan) = 6,4%

·         Mailing (mengirim surat) = 5,5%

·         Other (lain-lain) = 12.5%

Sheddy N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008) menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai berikut :

1.   Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

§ Mengetik – Menyalin

§ Menghitung –  Memilah-milah ( sortir )

§ Memeriksa – Melekatkan

§ Menstensil – Menandai

§ Membubuhkan cap/stempel – Menyampul

§ Menelepon – Membagi-bagi

2.   Bahan baku

§ Abjad/huruf – Tanda baca

§ Angka – Tanda hitung

§ Garis – Tulisan

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a.   Mengumpulkan/meghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

b.   Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

c.   Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d.   Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

e.   Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

Pengelompokan pekerjaan kantor di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

ü  Pekerjaan Tulis-menulis.

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yaitu setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

ü   Mengetik

Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e) Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

ü   Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

1)   Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

2)   Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

3)   Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

4)   Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.

Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :

Sisi Debet di bagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian penerimaan

- lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian pengeluaran

- lajur jumlah

Menutup dan membuku kembali buku kas :

1)   Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.

3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

4)   Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.

ü  Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Dalam bukunya, Dr. Winardi, S.E. mengemukakan beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut:

a)      Catatan (records)

Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.

Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.

b)      Angka-angka dan perhitungan-perhitungan

Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.

c)      Penyimpanan produk-produknya sendiri

Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.

d)     Komunikasi intern dan ekstern

Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll.

2.4    Fungsi dan Peranan Pekerjaan Kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan  mempunyai kata dasar “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

1)      Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2)      Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan publik).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

a.   Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b.   Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c.   Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

2.6     Tata Usaha sebagai Pekerjaan Kantor

Baik  pengertian pekerjaan kantor maupun fungsi kantor dapat dinyatakan dengan istilah ”tata usaha”.

Menurut The Liang Gie, tata usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

          Tata usaha terdiri dari 6 pola perbuatan, yaitu :

Menghimpun   :  mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan  menjadi siap untuk digunakan bilamana diperlukan.

Mencatat         :  membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim, dan disimpan.

Mengolah        :  mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

Mengganda     :  memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Mengirim         :  menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

Menyimpan     :  menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Keenam aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu, melainkan dapat berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Selanjutnya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja (operations) yang lebih terperinci.

Berbagai pelaksanaan kerja yang merupakan perincian tata usaha menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (Office Administration, 1982) dibedakan menjadi 8 operations, yaitu:

a)      Menulis (membuat warkat asli)

b)      Membaca

c)      Menyalin (menempel, memperbanyak, melubangi kartu)

d)     Menghitung

e)      Membandingkan (mengecek)

f)       Memilah (menggolongkan, menyatukan)

g)      Menyimpan dan menyusun indeks

h)      Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi tersebut terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha merupakan kontak diantara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan tata usaha umumnya terwujud dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau warkat lainnya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara suatu organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta dengan badan dan perseorangan dalam masyarakat.

Berikut ini yang kemudian termasuk dalam lingkup tata usaha :

a)      Korespondensi (mengetik, menyiapkan konsep surat sampai selesai ditandatangani).

b)      Kearsipan (menyimpan warkat pada tempat yang aman).

c)      Penyetensilan (menggandakan warkat memakai lembaran sheet dan mesin stensil).

d)     Ekspedisi (mengirim surat-surat).

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

a.   Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

b.   Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c.   Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

Sebaliknya, ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga berkaitan dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control.

Akhirnya tata usaha mempunyai peranan melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Dimana hal tersebut juga merupakan peranan dari pekerjaan kantor.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan :

1.      Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan. (G.R. Terry)

Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak. (William Leffingwell dan Edwin Robinson)

2.      Ciri-ciri pekerjaan kantor antara lain :

a.   Bersifat pelayanan

b.   Merembes segenap bagian organisasi

c.   Dilakukan semua pihak

3.       Macam pekerjaan kantor menurut Dr. Winardi, S.E. antara lain :

a)      Catatan (records)

b)      Angka-angka dan perhitungan-perhitungan

c)      Penyimpanan produk-produknya sendiri

d)     Komunikasi intern dan ekstern

4.      Fungsi dan peranan pekerjaan kantor diantaranya:

a)      Bantuan bagi pimpinan (staff function)

b)      Pelayanan bagi masyarakat (public service)

c)      Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

d)     Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

e)      Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

5.      Tata usaha mempunyai peranan melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Dimana hal tersebut juga merupakan peranan dari pekerjaan kantor.

Perincian pelaksanaan tata usaha menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford: Menulis (membuat warkat asli), membaca, menyalin (menempel, memperbanyak, melubangi kartu), menghitung, membandingkan (mengecek), memilah (menggolongkan, menyatukan), menyimpan dan menyusun indeks, melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)

Tiga pokok peranan tata usaha :

a.  Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

b.  Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c.  Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

DAFTAR PUSTAKA

Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar Maju

Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty

Moenir, A.S. 1983. Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapannya. Jakarta: Pradnya Paramita

Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_858/title_aplikasi-manajemen-perkantoran-e/Diakses pada tanggal 12 maret 2010, pukul 21.09 WIB

http://www.slideshare.net/royhan_benasetya.../Diakses pada tanggal 15 Maret 2010, pukul 13.45 WIB