BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang Masalah
Dewasa ini, di
kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang
dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan
hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia
untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang.
Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki
keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor yang dapat diperoleh keuntungan
serta manfaat yang banyak.
Memfasilitasi
kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas
pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh
karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah
penting dalam sebuah perusahaan. Selain itu seorang manajer kantor harus pandai
memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa
mesin tersebut dibeli.
Mesin kantor
yang berupa mesin penyimpanan keterangan merupakan salah satu sarana yang dapat
membantu dalam proses administrasi. Mengingat pentingnya ketersediaan mesin penyimpanan
keterangan di dalam suatu perusahaan atau organisasi maka dari itu kami akan
membahas tentang mesin penyimpanan keterangan dalam makalah ini
1.2
Rumusan
Masalah
Dari
latarbelakang masalah diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1.2.1
Apa yang dimaksud dengan mesin penyimpan?
1.2.2
Bagaimanakah sejarah perkembangan mesin penyimpan?
1.2.3
Apa saja yang termasuk mesin-mesin penyimpan?
1.2.4
Bagaimana dampak adanya mesin penyimpan?
1.2.5
Bagaimana pengadaan mesin penyimpan keterangan?
1.3
Tujuan
Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah:
1.3.1
Dapat mengetahui pengertian tentang mesin penyimpan.
1.3.2
Dapat mengetahui tentang sejarah perkembangan mesin
penyimpan.
1.3.3
Dapat mengetahui macam-macam mesin penyimpan.
1.3.4
Dapat mengetahui dampak adanya mesin penyimpan.
1.3.5
Dapat mengetahui bagaimana pengadaan mesin penyimpan
keterangan.
1.4
Metode
Penulisan
Metode yang digunakan dalam penulisan
makalah ini adalah metode studi pustaka dengan referensi dari buku dn internet.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Mesin Penyimpan Keterangan
2.1.1 Pengertian Mesin
Mesin adalah
alat mekanik atau elektrik yang mengirim atau mengubah energi
untuk melakukan atau membantu pelaksanaan tugas manusia. Biasanya membutuhkan
sebuah masukan sebagai pelatuk, mengirim energi yang telah diubah menjadi
sebuah keluaran, yang melakukan tugas yang telah disetel.(Wikipedia)
2.1.2 Mesin Penyimpan
Mesin penyimpan yaitu mesin yang digunakan untuk
menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara.
2.2 Sejarah dan Perkembangan Penyimpan Data
Perkembangan media
penyimpanan data (data storage) sejak komputer tercipta berubah sangat
signifikan. Perbandingannya sangat mencolok, sebagai contoh data yang tersimpan
dalam sebuah media penyimpanan sangat kecil, di bawah 4096 bits. Jika
dikalkulasikan, 1 DVD setara dengan 90.000.000 punch card.
1. Punch Card
Sejak tahun 1725 telah dirancang sebuah media untuk
menyimpan data yang diperkenalkan oleh seorang tokoh bernama Basile Bouchon
menggunakan sebuah kertas berforasi untuk menyimpan pola yang digunakan pada
kain. Namun pertama kali dipatenkan untuk penyimpanan data sekitar 23 September
1884 oleh Herman Hollerith – sebuah penemuan yang digunakan lebih dari 100
tahun hingga pertengahan 1970. Contoh di sini adalah bagaimana sebuah punch
card dapat berfungsi sebagai media penyimpanan, memiliki 90 kolom (90 column punch
card), terjadi tahun 1972. Jumlah data yang tersimpan dalam media tersebut
sangat kecil, dan fungsi utamanya bukanlah menyimpan data namun menyimpan
pengaturan (setting) untuk mesin yang berbeda.
2.
Punch Tape
Seorang tokoh bernama Alexander Bain merupakan orang
yang pertama kali mengetahui penggunaan paper tape yang biasanya digunakan
untuk mesin faksimili dan mesin telegram (tahun 1846). Setiap baris tape
menampilkan satu karakter, namun karena Anda dapat membuat fanfold dengan mudah
maka dapat menyimpan beberapa data secara signifikan menggunakan punch tape
dibandingkan dengan punch card.
3.
Selectron Tube
Pada tahun 1946 RCA mulai mengembagkan Selectron Tube
yang merupakan awal format memori komputer dan Selectron Tube terbesar
berukuran 10 inci yang dapat menyimpan 4096 bits Harga satu buah tabung sangat
mahal dan umurnya sangat pendek di pasaran.
4.
Magnetic Tape
Pada tahun 1950-an magnetic tape telah digunakan
pertama kali oleh IBM untuk menyimpan data. Saat sebuah rol magetic tape dapat
menyimpan data setara dengan 10.000 punch card, membuat magnetic tape sangat
populer sebagai cara menyimpan data komputer hingga pertengahan tahun 1980-an.
5.
Compact Cassette
Compact Cassette merupakan salah satu bagian dari
Magnetic Tape, dikarenakan sudah banyak dari kita yang telah memilikinya, hal
itu menjadi bagian yang khusus. Compact Cassette diperkenalkan oleh Philips
pada tahun 1963, namun tidak sampai tahun 1970 menjadi populer. Komputer,
seperti ZX Spectrum, Commodore 64 dan Amstrad CPC menggunakan kaset untuk menyimpan
data. Standar 90 menit Compact Cassette dapat menyimpan sekitar 700kB hingga
1MB dari data tiap sisinya. Jika disetarakan dengan DVD, maka data dalam
Compact Cassette dapat dijalankan selama 281 hari.
6.
Magnetic Drum
Magnetic Drum memiliki panjang 16 inci yang bekerja
12.500 putaran tiap menit. Media ini digunakan untuk menunjang komputer IBM 650
sekitar 10.000 karakter dari Memori Utama.
7.
Floppy Disk
Pada tahun 1969, floppy disk pertama kali
diperkenalkan. Saat itu hanya bisa membaca (read-only), jadi ketika data
tersimpan tidak dapat dimodifikasi maupun dihapus. Ukurannya 8 inch dan dapat
menyimpan data sekitar 80kB. Empat tahun kemudian, floppy disk yang sama muncul
dan dapat menyimpan data sebanyak 256kB. Selain itu, memiliki kemampuan dapat
ditulis kembali (writeable). Perkembangan selanjutnya, pada tahun 1990 lahir
disk dengan ukuran 3 inci yang dapat menyimpan data sekitar 250 MB, atau biasa
disebut juga Zip disk.
8.
World’s first hard drive
Tanggal 13 September 1956, komputer IBM 305 RAMA dalam
kondisi tidak terselubungi. Komputer tidak mengalami perubahan sejak dapat
menyimpan data sekitar 4.4 MB (setara dengan 5 milyar karakter) – saat itu
sudah menjadi hal yang menakjubkan. Data tersimpan dalam 50 buah Magnetic Diks
yang berukuran 24 inci. Lebih dari 1000 sistim dibangun dan diproduksi pada
akhir tahun 1961. IBM mengeluarkan seharga $3,200 per bulan untuk memproduksi
komputer.
9.
Hard drive
Hard drive masih diproduksi di bawah pengembangan yang
tetap (konstan). Hitachi Deskstar 7K yang Anda lihat pada gambar di bawah
adalah hard drive pertama kali yang dapat menyimpan data 500GB setara dengan
120.000 World’s first hard drive IBM 305 RAMAC. Hal ini cenderung tiap tahun
kita dapat memperoleh drive yang dapat menyimpan data secara cepat dengan harga
murah.
10.
Laser Disk
Tahun 1958, Laser Disk ditemukan namun tidak sampai
tahun 1972 untuk pertama kalinya Video Disk didemonstrasikan kepada publik.
Enam tahun kemudian, yaitu tahun 1978, sudah tersedia di beberapa pasaran. Hal
yang tidak mungkin menyimpan data pada disk, namun mereka dapat menyimpan data
dalam bentuk video dan gambar secara signifikan dengan kualitas tinggi lebih
canggih dari teknik pada VHS.
11.
Compact Disk
Compact disk muncul bermula dari penemuan Laser Disk,
namun berukuran lebih kecil. Dikembangkan oleh kerjasama antara SONY dan
Philips pada tahun 1979 dan Compact Disk sangat berlimpah di pasaran pada tahun
1982. Sekarang tipe CD dapat menyimpan data sebesar 700MB.
12.
DVD
DVD (Digital Versatile Disc atau Digital Video
Disc) merupakan dasar dari CD menggunakan teknologi laser yang berbeda.
Panjang gelombang laser menggunakan 780nm sinar inframerah (standar CD
menggunakan 625 nm hingga 650nm sinar inframerah) yang membuatnya memungkinkan
menyimpan data pada space yang sama. Dua lapisan DVD dapat menyimpan data
sebesar 8.5 GB.
13.
Media Penyimpanan Masa Depan
Ada beberapa media penyimpanan data modern seperti
kartu memori (memory card), kita tidak memiliki hal semacam itu, namun dalam
perkembangan masa depan ada kemungkinan me-launching Blu-Ray dan HD DVD – persaingan
dua format sebagai pengganti compact disc yang dapat menyimpan data lebih
banyak. Apa yang akan Anda ucapkan jika suatu saat memiliki Holographic
Versatile Disc (HVD) yang dapat menyimpan data 160 kali lebih banyak dari
Blu-Ray Disc. Kemampuan menyimpa data hingga 3.9 TB (Tera Byte) dalam sebuah
disk atau secara dengan 4.600 – 11.900 jam menjalankan video menggunakan MPEG4.
2.3 Macam-macam
Mesin Penyimpan Keterangan
Mesin-mesin yang
sering digunakan untuk menyimpan keterangan di dalam suatu kantor yaitu:
1. Mikrofilm
Mikrofilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter
yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yang ada akhirnya akan rusak apabila
disimpan terlalu lama apabila dibawah udara yang berubahubah. Dengan pemotretan
suatu warkat yang perlu diawetkan
dipindah menjadi lembaran film kecil, sehingga
menghemat ruang penyimpanan.(Ensiklopedi Administrative)
Macam-macam Mikrofilm
a. Microfilm
roll
Mikrofilm ini berbentuk roll film yang panjangnya
100 feet (1248 cm)
Mikrofilm terdari dari :
§ Roll
film ukuran 16 mm x 100 feet. Digunakan untuk memikrofilmkan arsip-arsip pada
umumnya (A-A3) satu roll dapat memuat 2400 lembar arsip ukuran A atau 1200
lembararsip ukuran A3
§ Roll
film ukuran 35 mm x 100 feet. Digunakan untuk memikrofilmka gambar-gambar tektik,
peta surat kabar dan lain-lain yang berukuran lebuh besar (A2 hinga A0). Satu
roll dapat memuat 500 lembar halaman Koran atau ganbar teknik
b. Microfilm
jacket
Berupa strip film yang berisi 12 frame Yng dimasukan
kedalamkantong plastik (jacket) ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau
12 x 5 =60 arsip. Bentuk film ini digunakan untuk memikrofilmkan arsip dinamis,
aktif dan inaktif.
c. Microfiche
Mikrofilm bentuk ini berupa lembaran 4 x 6 inci,
dibuat dengan dua cara yaitu sebagi berikut :
d. Microfiche
yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor. Biasanya digunakan
untuk memikrofilmkan dokumen-dokumen dinamis aktif pada dokumen dokumen
tersebut, tidak perlu ditambah dokumen baru atau dikurangi.
§ Microfiche
yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jacket
menjadi microfiche memakai peralatan microfilm duplicator.
d. Microfilmaperture card
Mikrofilm ini berbentuk lembaran film yang berukuran
35 mm. Tiap lembar film berukuran 3 x 4 cm yang ditempelkan pada lembaran kartu
seperti kartu komputer dengan 80 karekter. Bentuk ini untuk menyimpan
dokumen-dokumen teknik, misalnya gambar bangunan, gambar mesin, peta
seismograph, peta kota, dan lainnya.
e. Microfilm
cartridge
Bentuknya seperti roll film, tetepi berada dalam
cartridge (kotak) dengan film berukuran 16 mm x 100 feet. Pada bagian atas atau
bawah, tiap gambar menggunakan blip untuk mempermudah pencairan kembali dokumen
.
2. Mesin Penghancur Dokumen
Dilihat dari bentuk dokumen
yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk
menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip, laporan dan
lain-lain.
b.
Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan
dokumen dalam bentuk microfilm.
Penghancur
kertas sangat berguna bagi instansi, kantor pemerintah maupun swasta. Sebagai
alat pemusnah dokument rahasia yang ramah lingkungan arti kata tidak ribet dan
dokument tidak perlu di bakar sehingga akan menimbulkan polusi udara lingkungan
sekitarnya, dokument atau kertas-kertas penting yang sudah kadaluwarsa dan
tidak lagi di pakai, sehingga untuk lebih aman dan terjamin dokument-dokument
tersebut dapat dihancurkan dengan memakai mesin penghancur kertas. Model dan
ukurannya kecil standar C-22S produksi offistar, bisa dipindah-pindah dari
ruangan satu ke ruangan lain sesuai keinginan.
3. Pelubang Kertas (Perforator)
Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang
kertas dapat digolongkan menjadi tiga.
a.
Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi
kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain
b.
Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi
kertas yang akan disimpan dalam map snelhechter
c.
Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk
melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam binders ring.
4. Komputer
Komputer merupakan suatu alat elektronis yang
berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk
menghasilkan informasi. Bisa juga untuk melakukan perhitungan, mencatat data,
menyimpan data, mengolahnya serta dapat dijadikan sebagai media komunikasi.
Komputer dapat digolongkan menjadi tiga segi, yaitu:
§
Segi pegolahan data
a.
Komputer analog, dibuat untuk mengolah data kualitatif, isalnua untuk
pengukuran berat, letak tempat, perhitungan kecepatan suara dan lain-lain.
b.
Komputer digital, dibuat untuk mengolah data kuantitatif, biasanya berupa
angka (numerik), huruf (alphabetic) dan keduanya (alphanumeric),
biasa digunakan untuk bisnis dan ilmu pengetahuan.
c.
Komputer hibrid, digunakan untuk mengilah data baik kualitatif maupun
kuantitatif.
§
Segi penggunaan
a.
Special purpose, secara khusus
digunakan untuk masalah tertantu dan tidak dapat digunakan untuk memecahkan
masalah lainnya
b.
General purpose, digunakan
untuk seluruh masalah umum
§
Segi kemampuan
Dari segi
kemampuan komputer dapat dibedakan menjadi tiga yaitu:
a.
Komputer ukuran kecil, 16 k byte-1mega byte (micro komputer/personal
komputer)
b.
Komputer ukuran sedang, 128 k byte-8mega byte (mini komputer)
c.
Komputer ukuran besar, 256 k byte-16 mega byte (main frame)
d.
Komputer memiliki keunggulan dari segi kecepatan, keandalan dan ketelitian.
Dikatakan cepat karena bisa memproses pengolahan data sampai seperseribu detik
(mili detik) bahkan lebih cepat lagi untuk komputer terbaru, dikatakan andal
karena tidak mengenal lelah walaupun digunakan setiap waktu, dan dikatakan
teliti karena mempunyai ketahanan lebih baik dari manusia, maka komputer
memiliki ketelitian yang sangat tinggi.
5. Floppy Disk /Disket
Disket
adalah sebuah perangkat penyimpanan data yang terdiri dari sebuah medium penyimpanan magnetis bulat
yang tipis dan lentur dan dilapisi lapisan plastik berbentuk
persegi atau persegi
panjang.
Cakram
liuk "dibaca" dan "ditulis" menggunakan kandar cakram liuk
(floppy disk drive, FDD). Kapasitas cakram liuk yang paling umum adalah
1,44 MB (seperti yang
tertera pada cakram liuk), meski kapasitas sebenarnya adalah sekitar 1,38 MB.
6. Compact Disk
CD-ROM
, merupakan akronim dari "compact
disc read-only memory")) adalah sebuah piringan
kompak dari jenis piringan optik (optical
disc) yang dapat menyimpan data. Ukuran data yang dapat disimpan saat ini
bisa mencapai 700MB atau 700 juta bita.
CD-ROM
bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi). Untuk
dapat membaca isi CD-ROM, alat utama yang diperlukan adalah CD Drive. Perkembangan CD-ROM
terkini memungkinkan CD dapat ditulisi berulang kali (Re Write / RW)
yang lebih dikenal dengan nama CD-RW.
7. DVD
DVD adalah sejenis cakram optik yang dapat
digunakan untuk menyimpan data,
termasuk film dengan kualitas video dan audio yang lebih baik dari
kualitas VCD. "DVD"
pada awalnya adalah singkatan
dari digital video disc, namun beberapa pihak ingin agar kepanjangannya
diganti menjadi digital versatile disc (cakram serba guna digital) agar
jelas bahwa format ini bukan hanya untuk video saja. Karena konsensus antara
kedua pihak ini tidak dapat dicapai, sekarang nama resminya adalah
"DVD" saja, dan huruf-huruf tersebut secara "resmi" bukan
singkatan dari apapun.
8. Hard Disk
Hardisk merupakan piranti
penyimpanan sekunder dimana data disimpan sebagai pulsa magnetik pada piringan
metal yang berputar yang terintegrasi. Data disimpan dalam lingkaran konsentris
yang disebut track. Tiap track dibagi dalam beberapa segment yang dikenal
sebagai sector. Untuk melakukan operasi baca tulis data dari dan ke piringan,
harddisk menggunakan head untuk melakukannya, yang berada disetiap piringan.
Harddisk merupakan media penyimpan yang didesain untuk dapat
digunakan menyimpan data dalam kapasitas yang besar. Hal ini dilatar belakangi
adanya program aplikasi yang tidak memungkinkan berada dalam 1 disket dan juga
membutuhkan media penyimpan berkas yang besar misalnya database suatu instansi.
Tidak hanya itu, harddisk diharapkan juga diimbangi dari kecepatan
aksesnya. Kecepatan harddisk bila dibandingkan dengan disket biasa, sangat
jauh. Hal ini dikarenakan harddisk mempunyai mekanisme yang berbeda dan
teknologi bahan yang tentu saja lebih baik dari pada disket biasa. Bila
tanpa harddisk, dapat dibayangkan betapa banyak yang harus disediakan untuk
menyimpan data kepegawaian suatu instansi atau menyimpan program aplikasi. Hal
ini tentu saja tidak efisien. Ditambah lagi waktu pembacaannya yang sangat
lambat bila menggunakan media penyimpanan disket konvensional tersebut.
9. Flashdisk
USB
flash drive (sering juga USB flash drive ini disebut Flashdisk
atau UFD) adalah alat penyimpanan data
memori
flash tipe NAND yang memiliki alat penghubung USB yang terintegrasi.
Flash drive ini biasanya berukuran kecil, ringan, serta bisa dibaca dan
ditulisi dengan mudah. Per November
2006, kapasitas yang tersedia
untuk USB flash drive ada dari 64 megabyte sampai
512 gigabyte.
Besarnya kapasitas media ini tergantung dari teknologi memori flash yang
digunakan.
USB
flash drive memiliki banyak kelebihan dibandingkan alat penyimpanan data
lainnya, khususnya disket
atau cakram padat.
Alat ini lebih cepat, kecil, dengan kapasitas lebih besar, serta lebih dapat
diandalkan (karena tidak memiliki bagian yang bergerak) daripada disket.
Namun
flashdisk juga memiliki umur penyimpanan data yang singkat, biasanya ketahanan
data pada flashdisk rata-rata 5 tahun. Ini disebabkan oleh memori flash yang
digunakan tidak bertahan lama. Bandingkan dengan HardDisk yang memiliki
ketahanan data hingga 12 tahun, CD/DVD berkualitas (dan bermerek terkenal)
selama 15 tahun jika cara penyimpanannya benar.
2.4 Dampak
adanya Mesin Penyimpan
Latar belakang
berkembangnya teknologi perkantoran adalah tuntutan terhadap tercapainya
efektivitas dan produktivitas pekerjaan perkantoran.
Perkembangan
teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif maupun negatif terhadap
ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja.
Dampak positif :
1.
Terhadap ketenagakerjaan
a.
Peningkatan mutu tenaga kerja
b.
Meningkatkan semangat dan disiplin
c.
Meringankan beban tenaga dan pikiran pegawai
2.
Terhadap prosedur kerja
a.
Mempercepat penyelesaian pelerjaan
b.
Menyederhanakan prosedur kerja
c.
Memperlancar pekerjaan
d.
Mempermudah penyelesaian pekerjaan
e.
Menghemat tempat
3.
Terhadap hasil kerja
a.
Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
b.
Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
c.
Memenuhi standar mutu tertentu
d.
Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis
pekerjaan
Sedangkan dampak
negatif yang mungkin muncul akibat perkembangan teknologi perkantoran
adalah :
§
Mengurangi penggunaan tenaga kerja manusia sehingga
menimbulkan penganguran
§
Kesulitan mengoperasikan dikarenakan kelangkaan tenaga
ahli
§
Apabila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat
terhadap perubahan system, prosedur, metode, dan harus ada training operator
maupun teknisi.
§
Menimbulkan ketergantungan terhadap mesin sehingga
timbul pemborosan
§
Menimbulkan suara yang dapat mengganggu konsentrasim
kerja
§
Memerlukan sarana pendukung lain sehingga menambah
biaya.
2.5 Pengadaan
Mesin Penyimpan Keterangan
2.5.1 Pertimbangan dalam Pengadaan Mesin
Penyimpan Keterangan
Penggunaan
mesin-mesin perkantoran yang semakin luas memberikan beban dan tanggungjawab
yang semakin besar kepada manajer perkantoran. Ia harus mengatur semua fakta
yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terbaik untuk menyelesaikan
pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang terhadap faktor-faktor penting
seperti karakteristik masing-masing mesin yang telah dimiliki, biaya setiap
satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial cost), biaya pemeliharaan
(maintenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli dan leveransir mesin
perkantoran yang ada.
Sebelum
melaksanakan pengadaan mesin, manajer perkantoran hendaknya mempertimbangkan
dengan seksama faktor-faktor di bawah ini (Moekijat,1991:hal 28).
1. Jenis
pekerjaan perkantoran dan cara menyelesaikannya
Tujuan
pekerjaan harus dirumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan seksama untuk
menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian menentukan cara kerja
yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
2. Kebutuhan individu karyawan
Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus
didasarkan atas kebutuhan individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan
kantornya. Pendekatan kebutuhan individu ini penting dalam hubungannya dengan
penggunaan mesin perkantoran tersebut.
3. Penghematan waktu
Pengadaan mesin baru diharapkan mampu
menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam
keseluruhan waktu baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat
tergantung pada volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar dipengaruhi
oleh dimungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk
menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai volume pekerjaan
yang berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat harus dinilai. Agar
menguntungkan, waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan kantor produktif lainnya.
4. Fleksibilitas penggunaan mesin
Penghematan yang diperoleh dari penggunaan
mesin perkantoran dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut
dipergunakan untuk menyelesaikan bermacam-macam jenis pekerjaan dalam kantor.
5. Harga dan kebutuhan dana investasi
Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan
yang penting dalam pengadaan mesin perkatoran. Harga mesin harus sesuai dengan
pelayanan yang mampu diberikan oleh mesin tersebut.
6. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran
Seperti halnya dalam semua perencanaan,
pengadaan mesin kantor tidak hanya mempertimbangkan volume dan jenis pekerjaan
kantor yang ada sekarang. Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk
waktu yang akan datang.
7. Kualitas kerja mesin
Apabila mesin dipergunakan untuk membantu
pekerjaan tangan, biasanya menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang
dibuat dengan mesin pada umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca
dibandingkan dengan formulir-formulir yang ditulis dengan tangan.
8. Nilai keindahan
Performance atau penampilan mesin kantor itu
penting. Mesin kantor janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk
membantu menyelesaikan pekerjaan perkantoran saja, tetapi juga dipandang
sebagai alat pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat
menimbulkan sikap positifkaryawan, sehingga memungkinkan mereka bekerja lebih
efisien.
Adapun hal-hal yang perlu
dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin kantor menurut adalah (Tjandra
Sheddy N., dkk, 2008:hal 48):
1.
Mesin-mesin yang
akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
2.
Jenis mesin
hendaknya praktis.
3.
Mesin tersebut
dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4.
Mesin dapat
mempercepat selesainya pekerjaan.
5.
Mutu mesin harus
baik.
6.
Mesin tersebut
dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
7.
Pemeliharaan
mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8.
Mesin tersebut
dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
9.
Mesin harus
sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10.
Perlu
tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.
2.5.2
Tata Cara Pengadaan Mesin-mesin Kantor
Ada
beberapa alternatif cara dalam pengadaan mesin. Beberapa alternatif cara pengadaan
mesin tersebut adalah sebagai berikut:
1. Membeli
Membeli
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan organisasi membayar
sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan
sejumlah mesin sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi
jual-beli ini selesai, barang atau mesin yang telah dibeli menjadi hak rnilik
organisasi. Pengadaan mesin dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan
dilakukan oleh organisasi.
2. Meminjam
Meminjam
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain dengan
tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara
ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan mesin yang sifatnya
sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3. Menyewa
Menyewa
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain dengan
memberikan imbalan sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan mesin
dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan mesin bersifat sementara
dan temporer.
4. Membuat Sendiri
Membuat
sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan membuat sendiri yang
dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini
harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan
dengan cara pengadaan mesin yang lain.
5. Menukarkan
Menukarkan
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan menukarkan mesin yang
dimiliki dengan mesin yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan
cara peng adaan mesin ini harus mempertimbangkan adanya saling meng untungkan
di antara kedua belah pihak, dan mesin yang ditukarkan harus merupakan mesin
yang sifatnya berlebihan atau mesin yang dipandang dan dinilai sudah tidak
berdaya guna maupun bernilai guna lagi.
6. Substitusi
Substitusi
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara mengganti material lain
yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7. Pemberian/Hadiah
Pemberian
(hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan mesin yang
merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.
8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan
merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan perbaiki mesin yang telah
mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit mesin maupun dengan jalan
penukaran instrumen yang baik di antara instrumen mesin yang rusak sehingga
instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau
beberapa unit mesin, dat pada akhirnya satu atau beberapa unit mesin tersebut
dapat dioperasikan, dan kebutuhan mesin dapat dipenuhi.
BAB
III
PENUTUP
3.1 Mesin Penyimpan
Mesin penyimpan yaitu
mesin yang digunakan untuk menempatkan Informasi
yang telah dicatat dengan berbagai cara.
3.2 Sejarah dan
Perkembangan Penyimpan Data
Perkembangan media penyimpanan data (data storage)
sejak komputer tercipta berubah sangat signifikan. Perbandingannya sangat
mencolok, sebagai contoh data yang tersimpan dalam sebuah media penyimpanan
sangat kecil, di bawah 4096 bits. Jika dikalkulasikan, 1 DVD setara dengan
90.000.000 punch card.
3.3 Macam-macam
Mesin Penyimpan Keterangan
Mesin-mesin yang sering digunakan
untuk menyimpan keterangan di dalam suatu kantor yaitu:
· Mikrofilm
· Mesin Penghancur Dokumen
· Pelubang Kertas (Perforator)
· Komputer
· Floppy Disk /Disket
· Compact Disk
· DVD
· Hard Disk
· Flashdisk
3.4 Dampak Adanya Mesin Penyimpan
Dampak
positif :
1.
Terhadap ketenagakerjaan
e.
Peningkatan mutu tenaga kerja
f.
Meningkatkan semangat dan disiplin
g.
Meringankan beban tenaga dan pikiran pegawai
2.
Terhadap prosedur kerja
h.
Mempercepat penyelesaian pelerjaan
i.
Menyederhanakan prosedur kerja
j.
Memperlancar pekerjaan
k.
Mempermudah penyelesaian pekerjaan
l.
Menghemat tempat
3.
Terhadap hasil kerja
m.
Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
n.
Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
o.
Memenuhi standar mutu tertentu
p.
Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis
pekerjaan
Sedangkan dampak
negatif yang mungkin muncul akibat perkembangan teknologi perkantoran
adalah :
§
Mengurangi penggunaan tenaga kerja manusia sehingga
menimbulkan penganguran
§
Kesulitan mengoperasikan dikarenakan kelangkaan tenaga
ahli
§
Apabila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat
terhadap perubahan system, prosedur, metode, dan harus ada training operator
maupun teknisi.
§
Menimbulkan ketergantungan terhadap mesin sehingga
timbul pemborosan
§
Menimbulkan suara yang dapat mengganggu konsentrasim
kerja
§
Memerlukan sarana pendukung lain sehingga menambah
biaya.
3.5
Tata Cara Pengadaan Mesin Penyimpan
·
Membeli
·
Meminjam
·
Menyewa
·
Membuat Sendiri
·
Menukarkan
·
Substitusi
·
Pemberian/Hadiah
·
Perbaikan/Rekondisi
DAFTAR
PUSTAKA
Tjandra,Sheddy N.Kesekretarisan
Jilid I.Jakarta:Direktorat Pembinaan Pendidikan Dasar dan Menengah
Wagimin,Ign.2009.Manajemen
Perbekalan.Salatiga:Widya Sari Press
Sutaryadi,dkk.2008.Teknologi
Perkantoran.Surakarta.UNS Press
http://tutorialkomputerkita.wordpress.com/2011/02/12/sejarah-penyimpanan-data/
www.ziddu.com/download/9365861/makalahtentangmesin-mesinkantor.docx.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar